¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas con respecto a un sistema de informes internos? La Guía de recursos de la FCPA de 2020 declaró: "Un programa de cumplimiento efectivo debe incluir un mecanismo para que los empleados de una organización y otras personas informen sobre conductas inapropiadas o violaciones de las políticas de la empresa, sospechadas o reales, de forma confidencial y sin temor a represalias".
La Actualización 2020 refinó aún más este requisito básico para una línea directa con consultas sobre la efectividad de su línea directa corporativa, preguntando: "Eficacia del mecanismo de denuncia: ¿la empresa tiene un mecanismo de denuncia anónimo y, si no es así, por qué no? ¿Cómo se divulga el mecanismo de denuncia a los empleados de la empresa y otros terceros? ¿Ha sido usado? ¿La empresa toma medidas para comprobar si los empleados conocen la línea directa y se sienten cómodos usándola? ¿Cómo ha evaluado la empresa la gravedad de las denuncias que recibió? ¿La función de cumplimiento ha tenido acceso completo a la información de investigación y presentación de informes?" Algunos puntos clave a considerar son los siguientes:
La línea directa debe desarrollarse y mantenerse externamente. Parece axiomático que los empleados tienden a confiar más en las líneas directas mantenidas por terceros que en los sistemas mantenidos internamente. A través de la presentación de informes a través de una línea directa externa, se percibe una capa adicional de anonimato e imparcialidad en comparación con un sistema desarrollado internamente. También es más probable que un proveedor externo aporte experiencia especializada que es difícil de igualar dentro de la organización.
La línea directa apoya la recopilación de información detallada. Como ocurre con casi todo, la información es poder. Si un CCO puede recopilar y registrar información a lo largo del ciclo de vida de una queja, la empresa tendrá una mayor comprensión de la situación y podrá protegerse más eficazmente de las acusaciones de negligencia o irregularidades. Un sistema de informes de línea directa debe proporcionar acceso consolidado y en tiempo real a los datos en todos los departamentos y ubicaciones, además de capacidades analíticas que le permitan descubrir tendencias y puntos calientes. Todos los materiales informados deben consolidarse en un archivo completo y organizado cronológicamente, de modo que un CCO pueda monitorear el progreso continuo y tomar decisiones mejores y más informadas.
La línea directa debe cumplir con las políticas de retención de datos de su empresa. Es importante conservar los datos de manera coherente con sus políticas internas de retención de datos. Una línea directa debe ofrecer una base de datos de retención de informes segura y accesible, o puede que tenga que hacer arreglos para transmitir y almacenar informes antiguos en una ubicación de almacenamiento permanente.
La línea directa debe estar diseñada para inspirar confianza a los empleados. Las represalias o la injusticia percibida hacia quienes presentan quejas en la línea directa destruirán la eficacia del proceso de presentación de informes internos y envenenarán la cultura corporativa. Se debe considerar que una línea directa ofrece los niveles más altos de protección y anonimato. Para fomentar la participación de los empleados, la línea directa debe permitirles llevar sus inquietudes directamente a alguien fuera de su cadena de mando inmediata o entorno laboral, especialmente cuando la queja se refiere a un superior inmediato. La línea directa también debe permitir a los empleados enviar un informe desde la privacidad de una computadora o teléfono externo. Puede parecer una pequeña comodidad, pero dar a los empleados la libertad de presentar una queja desde un lugar seguro puede marcar una gran diferencia en las tasas de participación.
La línea directa ofrece soporte a pedido de expertos en la materia. Abrir líneas de comunicación puede traer nuevos problemas a su grupo de cumplimiento. Por lo tanto, es importante que una vez que esos informes se ingresen al sistema, una persona o función tenga la responsabilidad de dar seguimiento de manera oportuna. Uno de los errores más grandes que puede cometer es sentarse en una queja de la línea directa y dejar que el empleado que la reporta se pudra. Además, con los cortos plazos establecidos en los plazos de resolución de los denunciantes de Dodd-Frank antes de que un empleado pueda acudir a la SEC para buscar una recompensa, el reloj está literalmente haciendo clic.
La línea directa proporciona herramientas integradas de apoyo y evitación de litigios. Una empresa debe asegurarse de que su línea directa esté preconfigurada para cumplir con los requisitos legales para la retención de documentos, la doctrina del producto del trabajo del abogado y los privilegios entre abogado y cliente. El desarrollo de estas herramientas internamente puede aumentar significativamente sus costos y mantener una línea directa sin una expone a su organización a un riesgo inaceptable.
La línea directa admite la comunicación directa. Una línea directa debe abrir las líneas de comunicación y brindarle una línea de visión directa al corazón de su empresa. Busque un sistema que le permita conectarse directa, privada y anónimamente con la persona que presenta una queja. La comunicación directa también indica a los empleados que sus quejas se están escuchando al más alto nivel.
Al igual que otros problemas de gestión de riesgos, las líneas directas también deben gestionarse de forma eficaz después de la implementación y el despliegue. A continuación se ofrecen algunos consejos prácticos que le ayudarán a hacer de su línea directa una herramienta útil y eficaz.
Correr la voz. Si los empleados no conocen la línea directa, no la utilizarán. Asigne una parte de su tiempo y presupuesto a promover la línea directa corporativa a través de múltiples canales. Coloque carteles y distribuya tarjetas que los empleados puedan guardar en sus billeteras o cajones de escritorio. Realice presentaciones en persona siempre que sea posible. Y no piense en la iniciativa de promoción como un esfuerzo único. Es importante recordar a los empleados con regularidad, a través de comunicaciones de 360 grados, que este recurso está disponible para ellos. Algunas líneas directas ofrecen materiales promocionales para ayudar a facilitar el trabajo; asegúrese de preguntar qué tipo de apoyo promocional puede estar disponible.
Capacite a todos sus empleados. Lograr que los empleados utilicen el sistema es la mitad del desafío; asegurarse de que lo utilicen correctamente es la otra mitad. Aquí es donde la formación se vuelve fundamental. Asegúrese de que las personas comprendan qué tipos de actividades u observaciones son apropiadas para informar y cuáles no. El personal de RR.HH. y cumplimiento necesitará capacitación para ayudarlos a comprender cómo la línea directa afecta sus actividades diarias. Los líderes de la empresa también deben comprender el papel que juega la línea directa en la cultura organizacional y la importancia de su apoyo visible para esta iniciativa de cumplimiento.
Eche un vistazo a los datos. Utilice los datos derivados de oa través de la línea directa para identificar tendencias o problemas inesperados. Por ejemplo, ¿qué porcentaje de empleados utilizan la línea directa y qué problemas están presentando? Un sistema de informes de línea directa saludable generará informes del .5 al 2 por ciento de su base de empleados. Si sus patrones de denuncia son más altos o más bajos, puede indicar desconfianza en la línea directa, uso indebido o un problema de cumplimiento generalizado. Aísle los datos por ubicación y departamento para identificar micro-tendencias que podrían indicar problemas dentro de un subconjunto de su cultura corporativa. El análisis de los datos puede ayudarlo a mantenerse un paso por delante de los problemas emergentes.
La respuesta es fundamental para la equidad en el sistema. Ver un sistema de línea directa en acción de esta manera puede ayudar en gran medida a disipar los temores de los empleados de ser condenados al ostracismo o sufrir represalias porque si ven que sus inquietudes se escuchan con claridad y se abordan de manera justa, aprenderán a ver la línea directa como un conducto valioso. Si su grupo de cumplimiento responde de manera oportuna y adecuada a las quejas de la línea directa, puede garantizar una participación sólida y un éxito continuo. Incluso cuando una queja resulta infundada, puede brindar la oportunidad de entablar un diálogo con los empleados y aclarar cualquier malentendido. Responder a los problemas informados también les brinda a los oficiales de cumplimiento la oportunidad de demostrar que los problemas se pueden resolver o abordar mientras se protege la privacidad y el anonimato del denunciante.
Fuente: fcpacompliancereport.com
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