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La llamada Ley de Protección del Informante obliga a las empresas de a partir de 50 personas trabajadoras, a las obligadas por otras legislaciones, a todas aquellas que tengan este tipo de canales y a todas las entidades públicas a contar con un sistema interno de información para que cualquier persona que trabaje con ellas pueda reportar de manera confidencial y anónima si lo desea, determinados problemas e irregularidades que detecte.

Esta ley tiene como principales objetivos, proteger a los informadores y permitir que se informe sobre comportamientos no éticos o ilegales, que impliquen, en resumen, delitos penales, faltas administrativas graves, fraudes en subvenciones y similares. Como resultado, los canales de denuncia internos pueden ser una herramienta valiosa para las empresas como mecanismo de detección, control y corrección de comportamientos no deseados por cualquier persona que actúe en nombre de la organización.

En este artículo, responderemos algunas preguntas comunes que las empresas suelen hacernos a diario como empresa especializada en implementar soluciones de este tipo en organismos públicos y empresas privadas de Europa, América y África.

El propósito de esta ley es proteger a las personas que descubren y denuncian problemas importantes en el trabajo a través de los canales de denuncia internos adecuados y dispuestos por la organización para ello. Estos problemas pueden ir desde infracciones penales hasta infracciones administrativas graves o muy graves. El cumplimiento normativo (compliance) es esencial en la implementación de estos canales y sistemas de gestión de denuncia internos.

Un sistema de gestión de informaciones y denuncias interno es un sistema de alertas diseñado para detectar posibles prácticas inadecuadas y asegurar el cumplimiento regulatorio de una empresa.  Los denunciantes/informantes pueden enviar la información a través de un sistema seguro que garantiza la confidencialidad y el anonimato, si así lo desean.

¿Qué es un sistema de denuncias internas y cuál es su importancia en el cumplimiento regulatorio de una empresa?

Algunas de las situaciones que se pueden denunciar y gestionar a través de estos canales y sistemas incluyen:

•  Posibles conductas ilegales en el desempeño del trabajo.
•  Prácticas de corrupción, robos, fraudes, entre otros.
•  Fraude en uso o gestión de subvenciones públicas.
•  Conductas penalmente reprobables.
•  Gestión inadecuada de los recursos de la empresa.
•  Situaciones de discriminación o abuso de cualquier tipo en la empresa.

 La prioridad de estos canales y sistemas de denuncias internos que deben habilitar las empresas es proteger a los denunciantes, especialmente a aquellos que trabajan en la organización o están relacionados con ella y dotar a la organización de mecanismos de prevención interno para responder ante este tipo de conductas. Los canales de denuncia deben permitir la denuncia de forma completamente confidencial y, en algunos casos, anónima.

Por otro lado, según lo establecido por la ley, es responsabilidad de la propia entidad designar a la persona encargada de gestionar las denuncias, pudiendo realizar esta gestión a través de un departamento interno, así como mediante la contratación de un tercero especializado como Intedya para cuestiones como la recepción de la denuncias y los sistemas informáticos asociados.

En este sentido, es importante destacar que externalizar el canal de denuncias y la gestión de las comunicaciones presenta beneficios significativos para la empresa en términos de cumplimiento regulatorio, entre ellos la garantía de imparcialidad, independencia y la actualización constante de la normativa y legislación por parte de los profesionales encargados de prestar este servicio. Además, al externalizar este servicio, se garantiza la confidencialidad y protección de la información tratada, independientemente del criterio que se siga, y se evitan posibles conflictos de interés.

¿Cuáles son los requisitos fundamentales para implementar un canal de denuncias interno de una empresa eficaz y transparente?

 Si estás interesado en implementar un sistema de denuncias interno de una entidad, es esencial conocer los requisitos mínimos necesarios para garantizar su eficacia y transparencia. Además de proteger el anonimato del denunciante y la confidencialidad de sus datos, es fundamental contar con un responsable que gestione el canal.

Asimismo, el canal de denuncias debe enviar un acuse de recibo al denunciante en un plazo máximo de siete días y responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir de dicho acuse, o en su defecto, del vencimiento del plazo de siete días después de haber recibido la denuncia.

Otro aspecto crucial es que el canal de denuncias permita el acceso externo desde fuera de la red corporativa, es decir, cualquier persona interesada debe poder utilizar el canal, no solo los trabajadores internos. Se recomienda ampliar esta cobertura una vez que se hayan consolidado y verificado los cuatro puntos anteriores.

Es importante destacar que un canal de denuncias adecuado no puede limitarse a una simple cuenta de correo electrónico dedicada a este propósito. Se requieren protocolos tecnológicos que aseguren que solo las personas autorizadas tengan acceso, medidas de seguridad para proteger la información contenida en él, como contraseñas y sistemas tecnológicos de seguridad, y un sistema de seguimiento que garantice los plazos y medidas de protección necesarias.

¿Cuáles son las organizaciones y empresas obligadas por la ley a disponer de un canal de denuncias interno?

Aunque parece evidente que cualquier empresa u organización que ambicione perseguir principios éticos y morales debe disponer de un adecuado canal de denuncias interno, la ley actualmente exige que deban disponer del mismo, al menos, las siguientes empresas y organizaciones:

Todas las empresas de 50 o más personas trabajadoras tienen la obligación legal de tener un canal de denuncias interno, incluyendo las pymes.

Los partidos políticos, los sindicatos, las patronales y las fundaciones que reciban o gestionen fondos públicos deben tener un canal de denuncias interno de acuerdo con esta ley.

Todas las entidades del sector público están obligadas a tener un sistema interno de información de acuerdo con esta ley.

También cualquier empresa sujeta a las leyes de la Unión Europea en servicios, productos, mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales, financiación del terrorismo, seguridad del transporte y protección del medio ambiente, independientemente del número de trabajadores que tengan. Incluso si la empresa no tiene su domicilio en España, pero realiza actividades en el país a través de sucursales, agentes o servicios sin establecimiento permanente, también deberán cumplir con esta obligación legal de contar con un canal de denuncias interno eficaz.

En los grupos de empresas, la sociedad dominante deberá aprobar una política general sobre el sistema de información interna y la protección del informante, que se aplique en todas las entidades que forman parte del grupo. Cada sociedad puede establecer su propio sistema de gobierno corporativo o de gobernanza del grupo, siempre y cuando se ajuste a la normativa aplicable. Asimismo, es importante destacar que, incluso para las pymes, es crucial contar con un canal de denuncias interno eficaz para garantizar el cumplimiento de la legislación vigente.

¿Por qué es fundamental que las empresas implanten un canal de denuncias interno y a qué sanciones se pueden enfrentar si no lo hacen?

La implantación de un sistema de denuncias es un aspecto fundamental para cualquier empresa que busque cumplir con la normativa vigente en materia de ética y transparencia. Como se señala en el texto anterior, la ley obliga a determinadas empresas y organizaciones a disponer de un canal de denuncias interno, pero es recomendable que todas las empresas lo implementen para prevenir conflictos y detectar posibles irregularidades.

En cuanto a las sanciones por incumplimiento de esta obligación, es importante destacar que las multas pueden variar en función de la entidad responsable y del tipo de infracción cometida. No disponer de un sistema que cumple con los requisitos fijados por la ley está considerado como falta MUY GRAVE y la sanción mínima fijada es de 600.000 euros.

Es necesario mencionar que existen diversas infracciones que pueden conllevar estas sanciones, como impedir o dificultar una denuncia, no cumplir con el derecho de confidencialidad o llevar a cabo represalias contra los denunciantes. Estas infracciones pueden suponer multas de hasta 50.000 euros en algunos casos.

Por tanto, es importante que las empresas tomen en cuenta la importancia de implementar un sistema de denuncias interno eficaz, no solo para cumplir con la normativa vigente, sino también para prevenir posibles conflictos y detectar irregularidades antes de que se conviertan en asuntos judiciales. Además, contar con un canal de denuncias puede mejorar la imagen de la empresa ante sus clientes y empleados, demostrando su compromiso con la ética y la transparencia.

¿Cuáles son los plazos establecidos por la normativa de canal de denuncias para que las empresas se adapten? ¿Existen casos novedosos en los que también se exige contar con un canal de denuncias?

La normativa de canal de denuncias establece plazos específicos para que las empresas se adapten. Si la plantilla es superior a 250 trabajadores, las empresas ya debían disponer de dicho canal antes del 17 de diciembre de 2021. En cambio, las empresas privadas con entre 50 y 249 trabajadores tienen un plazo mayor, hasta el 17 de diciembre de 2023, para cumplir con la normativa.

Además, es importante señalar que existen casos novedosos en los que también se exige contar con un canal de denuncias, como ocurre con partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y fundaciones. En este sentido, es crucial que estas entidades se adapten a la normativa en el plazo establecido para garantizar el cumplimiento de la legislación vigente.

Equipo Editorial Central Internacional Intedya.

Revisión: D. Iván Martínez López - Experto en gestión de riesgos, compliance, buen gobierno y control interno.